Kommunens ledere har haft utilsigtet adgang til egne medarbejderes private oplysninger. De berørte er informeret.
Fejlen opstod i en it-løsning, som giver kommunens ledere og deres eventuelle stedfortrædere adgang til medarbejdernes personalesager. Her havde ledere og stedfortrædere i en periode på to måneder utilsigtet adgang til private borgeroplysninger for egne medarbejdere, som også er eller var borgere i KK.
Lederne og stedfortræderne har alene haft adgang til oplysninger om egne medarbejdere, som også er eller var borgere i Københavns Kommune. Ledere og medarbejdere har desuden tavshedspligt om fortrolige oplysninger.
I alt 206 opslag i systemet bliver undersøgt nærmere, og 92 medarbejdere og 26 tredjeparter er blevet informeret om, at der er sket et brud på it-sikkerheden, og at de er forurettede i sagen. En tredjepart er en person, hvis navn er nævnt i ét af de dokumenter, der er kigget på, fx en vielsesattest.
”Det er meget vigtigt for os, at man kan være tryg ved den måde, vi håndterer persondata på. I dette tilfælde har vi ikke levet op til vores ansvar – det er alvorligt, og det beklager vi. Vi skal være bedre til at teste de løsninger, vi sætter i søen, så vi undgår sådan noget som det her. Og vores ledere og medarbejdere skal være endnu skarpere på, hvad de må og ikke må i forhold til persondata. Vi har gennemført interne kampagner, e-læring og uddannelse for vores 45.000 ledere og medarbejdere, men vi må konstatere, at vi ikke helt er i mål endnu”, siger Ivan Kristoffersen, som er direktør i kommunens Koncernservice.
Fejlen opstod den 29. marts 2019 og blev konstateret den 6. juni 2019. Dagen efter blev it-løsningen lukket ned. Sagen er indmeldt til Datatilsynet, og alle berørte i sagen er blevet orienteret.
I den kommende tid vil kommunen indskærpe reglerne overfor alle medarbejdere og ledere i kommunen. Som leder og medarbejder i Københavns Kommune har man et eget ansvar for at kende kommunens it-sikkerhedspolitik og agere i tråd med den. Kommunen planlægger desuden en ny kampagne om korrekt dokumenthåndtering og -opbevaring i efteråret 2019.
Fakta om sagen
- Fejlen bestod i, at en medarbejders personaleleder og eventuel stedfortræder har haft adgang til eventuelle oplysninger, som ikke vedrører ansættelsesforholdet, hvis medarbejderne var eller er borger i Københavns Kommune. Der er tale om oplysninger af privat karakter.
- Fejlen omfatter i alt 92 medarbejdere, som er eller har været borgere i Københavns Kommune og 26 tredjeparter, hvis navn har været nævnt i ét eller flere dokumenter.
- Alle ledere og stedfortrædere har tavshedspligt – også vedrørende oplysninger de uretmæssigt måtte have tilegnet sig.
- I perioden med sikkerhedsbruddet blev der registreret i alt 10.000 opslag i den pågældende it-løsning, men kun i 206 tilfælde kiggede 80 ledere og stedfortrædere på et dokument med en medarbejders private borgeroplysninger.
- Fejlen er indberettet til Datatilsynet.
- I alt 92 nuværende eller tidligere medarbejdere i kommunen og 26 tredjeparter er blevet berørt. De er alle informerede om sagen i tråd med reglerne fra Datatilsynet.
- Københavns Kommune har i en årrække haft fokus på at sikre, at alle medarbejdere og ledere kender reglerne for beskyttelse af persondata. Det er sket gennem målrettede og obligatoriske e-læringskurser om beskyttelse af persondata, der har været tilpasset kommunens forskellige leder- og medarbejdergrupper samt gennem ansættelsesbreve og lederuddannelse.
- Københavns Kommune gennemførte i 2018 en kampagne om it-sikkerhed og beskyttelse af persondata på tværs af kommunen. Den bestod af en kommunikationskampagne og e-læring.
- Alle kommunens 45.000 medarbejdere modtog i forbindelse med kampagnen i 2018 i større eller mindre grad (afhængig af deres arbejdsopgaver) undervisning i beskyttelse af persondata og it-sikkerhed.
- Alle nyansatte i Københavns Kommune har pligt til at sætte sig ind i reglerne for korrekt opbevaring af og håndtering af dokumenter og får mulighed for at tilgå den eksisterende e-læringsuddannelse – det oplyses de om i ansættelsesbrevet.
